⚠️ Smart Working 2025: nuove regole dal 12 gennaio
Scadenze, portale, sanzioni e cosa fare subito
Entro 5 giorni dal giorno successivo
Entro il 20 del mese successivo
100–500€ per lavoratore
Servizi Lavoro → Lavoro Agile
Comunica inizio/modifica/cessazione
Dal 12 gennaio 2025 sono in vigore le nuove regole per la comunicazione del lavoro agile, introdotte dal Collegato Lavoro (Legge n. 203/2024) e chiarite dalla Circolare del Ministero del Lavoro n. 6 del 27 marzo 2025. Le aziende devono ora rispettare termini perentori di 5 giorni per comunicare l’attivazione, la modifica o la cessazione degli accordi di smart working, pena sanzioni amministrative.
Questa guida analizza in dettaglio tutti gli aspetti operativi delle nuove comunicazioni obbligatorie, con esempi pratici, scadenze e una checklist completa per evitare errori e sanzioni.
Cosa cambia dal 12 gennaio 2025: Collegato Lavoro e Circolare MLPS n. 6/2025
Il Collegato Lavoro 2024 (Legge 28 dicembre 2024, n. 203, pubblicata in G.U. n. 303 del 30 dicembre 2024) ha introdotto importanti modifiche alle modalità di comunicazione del lavoro agile. La principale novità riguarda l’obbligo di comunicazione telematica entro termini perentori, diversificati per settore.
📝 Principali novità normative:
- Abolizione dell’invio massivo degli accordi individuali al Ministero del Lavoro
- Comunicazione semplificata con i soli dati essenziali del rapporto di lavoro agile
- Termini differenziati tra settore privato (5 giorni) e PA/somministrazione (20 del mese successivo)
- Sanzioni amministrative per ritardi o omissioni (100-500€ per lavoratore)
- Portale dedicato Servizi Lavoro del MLPS (non più tramite UNILAV)
La Circolare MLPS n. 6 del 27 marzo 2025 ha fornito i chiarimenti operativi necessari, specificando che:
- Vanno comunicati i nuovi accordi di lavoro agile e le modifiche/cessazioni di quelli esistenti
- Gli accordi già in essere non vanno ricomunicati, salvo modifiche/proroghe/cessazioni
- Vanno comunicati anche gli accordi temporanei o parziali (es. 1-2 giorni a settimana)
- La comunicazione è obbligatoria per ogni variazione sostanziale dell’accordo
- Non sono ammesse comunicazioni cumulative posticipate nel settore privato
Termini di comunicazione: differenze tra privati, PA e somministrazione
| Settore | Termine comunicazione | Decorrenza | Eventi da comunicare |
|---|---|---|---|
| Settore Privato | 5 giorni | Dal giorno successivo all’evento | Inizio, modifica sostanziale, cessazione |
| Pubblica Amministrazione | Entro il 20 del mese successivo | Dal mese dell’evento | Tutti gli eventi del mese precedente |
| Somministrazione | Entro il 20 del mese successivo | Dal mese dell’evento | Tutti gli eventi del mese precedente |
Settore privato: 5 giorni dalla variazione
Per il settore privato, il termine di 5 giorni è perentorio e decorre dal giorno successivo all’evento (computo a giorni: si esclude il dies a quo). Questo significa che:
- Inizio smart working: comunicazione entro 5 giorni (dal giorno successivo al primo giorno di lavoro agile)
- Modifica/proroga accordo: comunicazione entro 5 giorni (dal giorno successivo alla firma dell’addendum)
- Cessazione anticipata: comunicazione entro 5 giorni (dal giorno successivo al nuovo termine fissato)
Se cade di domenica o in festivo nazionale, slitta automaticamente
PA e somministrazione: entro il 20 del mese successivo
Per la Pubblica Amministrazione e i rapporti di somministrazione, vige un regime semplificato:
- Comunicazione mensile cumulativa di tutti gli eventi del mese precedente
- Termine fisso: entro il giorno 20 del mese successivo
- Possibilità di raggruppare più comunicazioni in un’unica sessione
- Se il 20 cade di domenica o festivo, la scadenza slitta al primo giorno non festivo
📅 Esempio pratico PA:
Tutti gli accordi di smart working attivati, modificati o cessati nel mese di febbraio 2025 devono essere comunicati entro il 20 marzo 2025.
Come effettuare la comunicazione: portale MLPS step-by-step
⚠ ATTENZIONE IMPORTANTE:
NON utilizzare il modello UNILAV! La comunicazione va effettuata ESCLUSIVAMENTE tramite il portale Servizi Lavoro – Sezione Lavoro Agile con accesso SPID/CIE.
Procedura operativa step-by-step:
Accesso al portale
Accedere a servizi.lavoro.gov.it con credenziali aziendali (SPID/CIE dell’azienda o delegato)
Selezione sezione Lavoro Agile
Dal menu principale, selezionare “Lavoro Agile – Comunicazioni”
Inserimento dati
Compilare i campi obbligatori: CF lavoratore, data inizio/fine, tipologia evento
Invio e protocollazione
Confermare l’invio e salvare la ricevuta con numero di protocollo
Dati necessari per la comunicazione:
- Codice fiscale del lavoratore
- Data di inizio del periodo di lavoro agile
- Data di fine (se determinata) o indicazione “tempo indeterminato”
- Tipologia di evento: attivazione, modifica, cessazione
- Dati identificativi del datore di lavoro
- Codice comunicazione precedente (in caso di modifica/cessazione)
Sanzioni e conseguenze: art. 19 D.Lgs. 276/2003
Le sanzioni per la mancata o tardiva comunicazione sono disciplinate dall’art. 19, comma 3, del D.Lgs. 276/2003 e prevedono:
Calcolo delle sanzioni – Esempi pratici:
| Scenario | N. Lavoratori | Sanzione minima | Sanzione massima | Pagamento in misura ridotta (art. 16 L. 689/1981) |
|---|---|---|---|---|
| Singolo dipendente | 1 | 100€ | 500€ | 166,67€ |
| Team di 5 persone | 5 | 500€ | 2.500€ | 833,35€ |
| Reparto 20 persone | 20 | 2.000€ | 10.000€ | 3.333,40€ |
| Azienda 100 dipendenti | 100 | 10.000€ | 50.000€ | 16.666,67€ |
💡 Nota bene sul pagamento in misura ridotta:
Il pagamento in misura ridotta (art. 16 L. 689/1981) è pari a 1/3 del massimo o, se più favorevole, al doppio del minimo. Con sanzione da 100 a 500€, si applica 1/3 del massimo: 166,67€ per lavoratore. La sanzione si applica per ogni singolo lavoratore e per ogni comunicazione omessa.
Casi pratici ed esempi concreti di scadenze
Caso 1: Attivazione smart working nel privato
💼 Azienda manifatturiera – 50 dipendenti
- Scenario: Attivazione smart working per 10 impiegati amministrativi
- Data firma accordi: venerdì 31 gennaio 2025
- Inizio effettivo: lunedì 3 febbraio 2025
- SCADENZA comunicazione: sabato 8 febbraio 2025 (5 giorni dal giorno successivo all’inizio)
- Rischio sanzione se tardiva: 1.000€ – 5.000€ (misura ridotta: 1.666,70€)
Caso 2: Modifica accordo esistente
📝 Studio professionale – Modifica giorni
- Scenario: Passaggio da 2 a 3 giorni settimanali in smart working
- Data firma addendum: mercoledì 12 febbraio 2025
- SCADENZA comunicazione: lunedì 17 febbraio 2025 (5 giorni dal giorno successivo alla firma)
- Azione richiesta: Comunicazione di MODIFICA con riferimento alla comunicazione precedente
Caso 3: Pubblica Amministrazione – Comunicazione mensile
🏛 Comune – Attivazioni multiple
- Mese di riferimento: Febbraio 2025
- Eventi nel mese:
- 5 nuove attivazioni
- 3 modifiche di accordi esistenti
- 2 cessazioni
- SCADENZA unica: 20 marzo 2025 (se festivo, slitta al giorno successivo)
- Modalità: Comunicazione cumulativa di tutti i 10 eventi
Errori comuni da evitare assolutamente
❌ TOP 5 errori fatali:
- Utilizzare UNILAV invece del portale dedicato – La comunicazione non sarà valida
- Dimenticare le modifiche degli accordi – Anche i cambiamenti vanno comunicati
- Confondere i termini privati/PA – 5 giorni vs 20 del mese successivo
- Non conservare le ricevute – Essenziali in caso di controlli
- Non considerare lo slittamento per festivi – Se il termine cade di domenica o festivo, slitta
Checklist di verifica pre-invio:
✅ Verifica prima di inviare:
- Accordo individuale firmato da entrambe le parti
- Codice fiscale del lavoratore verificato
- Date corrette (formato GG/MM/AAAA)
- Selezione corretta tipo evento (attivazione/modifica/cessazione)
- Per modifiche: codice protocollo comunicazione precedente
- Credenziali di accesso al portale MLPS attive (SPID/CIE)
- Sistema di archiviazione ricevute predisposto
- Conservazione accordo individuale per 5 anni (obbligo documentale)
FAQ: domande frequenti sulle comunicazioni smart working 2025
Nel settore privato il termine è di 5 giorni e decorre dal giorno successivo all’evento (attivazione, modifica o cessazione). Il termine include i giorni festivi. Per le attivazioni, dal giorno successivo al primo giorno di lavoro agile; per le modifiche, dal giorno successivo alla firma dell’addendum; per le cessazioni anticipate, dal giorno successivo al nuovo termine.
Per PA e somministrazione le comunicazioni vanno inviate entro il giorno 20 del mese successivo a quello in cui si sono verificati gli eventi. Questo permette una gestione cumulativa mensile di tutte le variazioni.
La comunicazione si effettua esclusivamente sul portale Servizi Lavoro del Ministero – Sezione Lavoro Agile (servizi.lavoro.gov.it). NON si usa il modello UNILAV. È necessario accedere con credenziali SPID o CIE aziendale e seguire la procedura guidata. È disponibile anche l’integrazione tramite API REST per sistemi aziendali.
Le sanzioni vanno da 100 a 500 euro per ciascun lavoratore interessato, secondo l’art. 19 del D.Lgs. 276/2003. Il pagamento in misura ridotta (art. 16 L. 689/1981) è pari a 166,67€ per lavoratore (1/3 del massimo).
Servono: codice fiscale del lavoratore, data di inizio e fine del periodo in lavoro agile (o indicazione “tempo indeterminato”), tipologia di evento (attivazione/modifica/cessazione), dati del datore di lavoro. Per modifiche e cessazioni serve anche il codice della comunicazione precedente.
No, gli accordi di smart working già attivi e precedentemente comunicati non devono essere ricomunicati, salvo modifiche, proroghe o cessazioni successive al 12 gennaio 2025. L’obbligo di comunicazione vale solo per i nuovi eventi.
Sì, qualsiasi accordo di lavoro agile va comunicato, indipendentemente dalla frequenza. Anche se il dipendente lavora da remoto solo 1 giorno a settimana o al mese, la comunicazione è obbligatoria.
Il termine di 5 giorni si calcola includendo tutti i giorni di calendario. Se la scadenza cade in un giorno festivo, è prorogata di diritto al primo giorno non festivo, secondo il principio civilistico applicato agli adempimenti amministrativi. Ad esempio, se il 5° giorno cade di domenica, la scadenza slitta automaticamente al lunedì.
Calcolatore automatico scadenze comunicazione
🧮 Calcola la tua scadenza di comunicazione
📊 Risultato del calcolo:
* Art. 16 L. 689/1981 – 1/3 del massimo (166,67€ per lavoratore)
Il calcolatore considera tutte le festività nazionali italiane (incluse Pasqua e Lunedì dell’Angelo). Restano esclusi eventuali festivi locali o patronali.
🔗 Link utili e riferimenti normativi
- Portale Servizi Lavoro – Sezione Lavoro Agile (accesso SPID/CIE)
- Smart working – Strumenti e servizi (MLPS)
- Circolare MLPS n. 6 del 27/03/2025 – Notizia ufficiale
- Analisi Circolare n. 6/2025 – Dottrina per il Lavoro
- Legge 203/2024 – Gazzetta Ufficiale
- D.Lgs. 276/2003, art. 19 – Testo ufficiale
- L. 689/1981, art. 16 – Pagamento in misura ridotta
- Guida ClicLavoro allo Smart Working
Disclaimer: Le informazioni contenute in questo articolo hanno carattere puramente informativo e non costituiscono consulenza legale o fiscale. Per situazioni specifiche si consiglia di consultare un professionista qualificato. Factalex.it non si assume responsabilità per eventuali errori od omissioni.